关于印发《新会区应急管理局档案管理工作规范》的通知

特此通知。

                   江门市新会区应急管理局    

2019年12月31日       

新会区应急管理局档案管理工作规范

为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为本局工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》等有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定新会区应急管理局档案管理工作规范。

第一章 文件资料归档

(一)文书档案

1、收集

每年第二季度，局档案室（设在办公室）负责收集上一年度已办结的文件材料。

2、整理

(1)文件装订和编码。

(2)文件分类。根据文件的保存价值，确定每件归档文件的保管期限，将文件分为永久、30年、10年三类。

(3)文件排列。对已确定保管期限的文件，在同一保管期限内，按发文单位、发文字号进行排列。

(4)编号。以归档章的形式在归档文件上注明。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。

(5)编制归档文件目录。将整理好归档文件，分别将文件的发文字号和标题等相关资料录入DARMS档案管理软件系统。编目应做到准确、全面、详细、深入，便于检索。填写归档文件目录项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等。

(6)装盒。包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

3、编目入库

(1)编写归档说明。归档说明包括本局年度的主要工作情况、组织机构情况、文件归档情况。

(2)编制目录。将归档说明、归档文件目录，依次序排列，编制成全引档案目录。

(3)排列入库。将填写好文件盒封面项目的案卷，按永久、30年、10年的次序，放入库房的档案箱。

(4)编写箱号指引。根据档案箱内存放档案的情况填写好“箱柜卡”的内容。

(二)各股室档案

1、接收

各股室在工作活动中直接形成的各种类别和载体的文件材料，由各股室按照归档要求把上年度已办结的案卷材料及时整理好并移交给档案室。

2、整理

(1)确定归类。将接收后的案卷在卷皮的左上角盖“归档”章，并按照其不同的性质类别，进行分类管理。

(2)编号、入盒。对案卷分别进行编写档号，然后装入卷盒内，并按要求填写卷盒封皮的各项内容。

3、编目入库

(1)电脑录入。将有关案件资料按要求进行电脑录入。

(2)编制档案目录。

(3)案卷排列入库。

(4)编写箱号指引卡。

(三)其他项目档案

会计档案、基建档案、荣誉实物档案、声像档案等，均按：接收、整理、编目入库等程序进行规范管理。

第二章 档案的管理和保护

1、对档案箱柜进行排列、编号，并标出档案、资料存放示意图。

2、档案管理人员必须严格落实如下防护措施：

(1)定期检查库房电器设备、消防器材和库房门窗。

(2)做好保密工作，不得让无关人员进入档案库房。

(3)做好防盗、防火工作。

(4)做好库房温度和湿度的调控工作。

(5)定期打扫、清洁库房，保持库房整洁。

(6)定期更换档案防虫药。

(7)定期检查档案，发现问题，及时采取措施进行补救。

3、加强对声像档案的保管

(1)声像档案应存放入专用库房或专用装具设备内。

(2)带式载体档案每隔一年重绕一次。

(3)照片和底片每隔—年检查一次，发现有变质、损坏迹象，要及时修补和复制。

4、档案统计

(1)按规定填写档案收进和移出登记簿，建立档案台账。

(2)定期做好档案工作情况统计年报表。

第三章 档案的借出和查阅

　借出、查阅档案，档案人员要做好登记，归还时，经检查案卷材料完好的及时登记注销，如检查发现材料有被拆、涂改、增删、污损、被盗等情况的，应报告领导并立即追查。查阅档案摘抄的材料，须由办公室负责人审查加具意见。

第四章 档案鉴定和销毁

(一)档案鉴定

１、成立鉴定小组。视需要销毁的档案类别，由相关股室分管领导、股室负责人、档案管理员组成鉴定小组，且应3人以上。  

2、鉴定档案。对已到保管期限的档案进行鉴定，决定保留或销毁，并对保留的档案重新确定保管期限。

3、鉴定后的材料处置。经鉴定需要继续保留的档案，按其所属类别的归档程序重新进行整理立卷、装订、编目入库。经鉴定确定无继续保存价值的档案，可作销毁处理。

(二)档案销毁

l、登记造册。对确定无保存价值的档案，逐卷逐件登记造册，列出销毁档案清单。

2、拟写报告。由档案鉴定小组对销毁档案提出书面处理意见，说明原因和理由，报请局长审批。未经鉴定和局长批准的，任何人不得以任何借口任意销毁档案。

3、销毁档案。销毁档案必须由二人以上监销，监销人要在登记册上签名。

4、销毁档案的报告、领导批示及销毁档案登记册要永久保存。

第五章 其他

本规范自印发之日起实施。