新府办〔2009〕81号

各镇政府，会城街道办，经济开发区、圭峰区、银湖湾管委会，区政府直属各单位，基业资产经营公司：

《新会区人民政府办公室公文处理实施细则（试行）》业经区政府同意，现予印发，请认真执行。

二○○九年八月十二日    

新会区人民政府办公室公文处理实施细则（试行）

第一章 总 则

第一条 为促进新会区人民政府办公室（以下简称“区府办”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和质量，更好地实施政务公开、接受基层监督、加强机关作风建设，根据《国家行政机关公文处理办法》和《广东省人民政府办公厅公文处理实施细则》有关规定，结合我区实际，特制定本实施细则。
　　第二条 参与公文处理的工作人员要深入实际、实事求是、认真负责、高效优质地做好为领导、为基层、为机关服务的各项工作，忠于职守，廉洁正派，依法行政。
　　第三条 在公文处理过程中，承办股室办局要相互协调，密切配合，保证公文运转及时、准确、安全、保密。
　　第四条 公文处理坚持自下而上、分级负责、明确职责、集体办文的原则，其过程主要包括：收文、分办、办理、呈送、拟稿、核稿、审批、发文、督办、反馈、归档等环节。
　　

2. 收文与分办

第五条公文应按规定程序逐级报送。

区府办秘书股只受理各镇政府（街道办、管委会）和各局以上单位、议事协调机构、基业资产经营公司的请示、报告。其他事业单位如有问题，应直接向各主管部门请示、报告。

各企业单位如有问题，应向属地镇政府（街道办、管委会）或按行业管理向区政府职能部门反映；确有需要的，应由属地镇政府（街道办、管委会）或区政府职能部门向区政府请示、报告。其属地镇政府（街道办、管委会）或区政府职能部门不能直接在企业单位的请示、报告上加具意见后呈报，否则以越级行文退回加具意见的单位。

第六条 报送公文的用纸、格式、内容要规范。

向区政府报送的“请示”必须使用本单位规范的公文版头，电脑打印后加盖公章。在公文首页须注明签发人姓名（必须由正职或主持全面工作的负责人签发），并在文末附注处注明联系人姓名、联系电话。

“请示”应当一文一事，要求区政府批复的事项，要在“请示”中明确提出。“报告”不能夹带请示事项。

第七条向区政府报送的公文，除重大、突发事件或区政府领导特别交办外，应首先送区府办秘书股登记；不能先送区政府领导批示后再转区府办。区政府领导一般不在抄送件上批示，以免多重批办。
　　第八条 对不符合《国家行政机关公文处理办法》规定的文件，经区府办负责人批准后，退回来文单位修改重报，退文使用“新会区人民政府办公室退文表”（见附件4）。
　　第九条 承办股室办局收到其他单位直接送来的属本股室办局分工办理的文件，要先送秘书股登记。
　　第十条 区府办文件批办人对文件分流办理提出意见。凡在“批办意见栏”内冠以“研处”字样的，即表示承办股室办局需对来文进行评估、征询意见、协调、综合、提出拟办意见、呈批、办复文等；凡在“批办意见栏”内冠以“跟进”字样的，即表示承办股室办局要对来文需办事项和领导批示进行跟进处理。承办股室办局如对公文分办有异议，应及时与秘书股或区府办批办人商榷；若无法确定承办单位，呈报区府办分管主任或主任确定。
　　第十一条 秘书股接收的公文，分平件、急件处理。
　　（一）平件：在上午10时前收到的，上午下班前登记和分送完毕；下午4时30分前收到的，下午下班前登记和分送完毕；下午4时30分后收到的，第二天上午9时前登记和分送完毕。
　　（二）急件：收到后即时登记和分送。

第十二条 秘书股负责接收送区政府、区府办的所有公文，进行分类登记后按以下原则分办：

（一）办件，即凡符合公文行文规则、需要区政府或区府办办理的上行文，填写“新会区人民政府办公室文件呈批表”（见附件1），径送区府办批办人，并按“新会区人民政府办公室公文处理流程图（试行）”（见附件2）流转处理。

（二）阅件，即下行文和有关单位报送或抄送的文件，粘贴“新会区人民政府文件传阅笺”（见附件3），径送区府办批办人核定阅文对象后，按有关规则分送传阅；若阅件含交办、协办事项的，根据批办意见和领导批示转为办件处理。

（三）属领导个人的文电、信函、速递件等，除领导要求秘书股拆阅、分类、整理后再呈外，径送领导办公室。
　　

第三章 办 理

第十三条 主送区政府或区府办的公文，按以下原则办理：
　　（一）上报区政府的公文，如来文单位应征求相关单位意见而未征求或意见不齐的，承办股室办局可要求其补报；如承办股室办局认为需征求有关单位意见，可填写“新会区人民政府办公室公文征求意见表”（见附件5）；承办股室办局认为需相关单位协办的，可发出“政府事项交办通知书”。
　　（二）资料齐全可以呈批的公文，由承办股室办局提出拟办意见后，交由秘书股呈送区府办分管副主任、主任、分管副区长审批，重大事项呈区长审批。

（三）规范性文件及涉及法律诉讼事宜转区法制局审核，若该局发现征求意见或有关材料未齐全时，应退回承办股室办局或相关单位，待收齐法制局要求的意见或相关材料时，再转该局审核。

第十四条 承办股室办局或承办会议单位应在会议结束后2个工作日内拟好会议纪要文稿呈批。
　　第十五条 公文呈批时，有关资料应按顺序叠好，一般包括：呈批文件、原文、有关部门意见、有关政策规定、相关资料等。 
　　第十六条 公文按规定呈批结束后，需拟文批复的，由承办股室办局负责拟复文；如不需拟文批复且领导批示适宜转出的，承办股室办局可填写“新会区人民政府办公室公文处理表”（见附件6），将领导批示复印件转有关单位知照执行。
　　第十七条 公文办理时限：
　　（一）平件：直接送领导审批的公文，承办股室办局应在收到公文之后2个工作日内呈批；需修改后送领导审批的，应在3个工作日内呈批（如需补征求有关部门意见的，则从收齐意见之日起计）。若主办单位经与有关部门协商却未能取得一致意见而报来的，承办股室办局应在3个工作日内进行综合分析，提出拟办意见后呈批；必要时，由区府办分管领导根据区领导意见召开协调会议讨论，至取得一致意见后，由承办股室办局在3个工作日内提出拟办意见呈批。
　　（二）急件：应即到即办，在领导规定时间内办完。难以按时办完的，应向有关领导报告。

第十八条 按领导意见暂缓处理的办件，经办人应告知来文单位。

第四章 呈 送

第十九条 除特殊情况外，公文原则上由秘书股按领导分工呈送。承办股室办局呈送区府办分管领导审批的公文，须经股室办局领导审核；呈送区领导审批的公文，须经区府办分管领导审核。
　　第二十条 需领导批阅并提出批示意见的办件，如遇领导出差、出访或其他原因不能批阅公文时，按以下办法处理：

1. 呈送区长的，由受委托的副区长代为审批；如未有委托，由常务副区长代为审批。

（二）呈送区政府分管领导的，由区府办分管副主任以电话等形式请示区政府分管领导后加具意见。

（三）呈送区府办主任的，由受委托的区府办副主任代为审核。

（四）呈送区府办分管领导的，由经办人注明情况后送区府办主任审核。
　　第二十一条 公文呈送时限：
　　（一）平件：秘书股每日至少呈送两次。
　　（二）急件：承办股室办局可即送相关领导，或由秘书股及时呈送相关领导办公室。
　　

第五章 拟稿与核稿

第二十二条 公文拟写，必须经过严格审核。

（一）领导对办件作出批示后，承办股室办局应在2个工作日内拟写文稿呈批。
　　（二）经办人拟好文稿，呈股室办局领导按“拟写和审核公文应注意的有关事项”（见附件7）审核文稿，填写“公文稿纸”（见附件8），径送秘书股转区府办批办人签署意见后呈送区府办、区政府领导签发。若请示件已经区领导明确批示的，可由区府办领导批示签发。
　　（三）区政府常务会议、区长办公会议由秘书股负责记录并拟写会议纪要，呈区府办主任审核后送区长或区长委托的副区长签发。区政府工作会议纪要，由承办会议单位经办人拟稿的，单位分管领导核签后送区府办承办股室办局核稿呈批；由承办股室办局经办人拟稿的，股室办局领导核签后送区府办主持会议的副主任和主任审核，最后呈区领导签发。区领导的会议讲话稿，如有必要刊发的，由调研室核稿呈批，经区府办有关领导审核后，呈讲话领导本人审定，并在《政府工作》上印发。以上讲话稿应在会议结束后7个工作日内印发。
　　第二十三条 业经会议主持人审批的会议纪要，经办人应审核会议内容和有关决定事项是否完整、明确；参加会议的单位、人员是否齐全、准确；分送范围是否将相关单位列全，防止漏发或扩大发送范围。

第二十四条 审核、会签意见和领导批示均应写在“公文稿纸”（见附件8）上。

第二十五条经办人对业经领导审批的拟发公文进行最后复校，复校的主要内容是：文件的体例、格式是否完整、统一、规范；是否符合《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《国务院公文主题词表》等有关规定。
　　

第六章 审 批

第二十六条 未经正常程序直接呈送区领导的公文，区领导一般不要在上面直接批示，可送秘书股处理。如遇特殊情况需特批且批示后，仍需要区府办协调办理的，批件应交秘书股送有关股室办局办理，不宜直接交来文单位。
　　第二十七条 以区府办名义发出的公文，当中涉及以区政府名义表态的内容，须经区有关领导审批，或按授权由区府办领导审批。
　　第二十八条  办件审批时限：
　　（一）平件：区府办领导在2个工作日内，区领导在3个工作日内批办。
   　（二）急件：区府办领导应即到即办，区领导在1个工作日内批办。

区领导在审批公文时，如有不同意见或认为需另行研究、开会协调的，应及时加具相关意见，避免压件。

第七章 发 文

　第二十九条 以区政府或区府办名义印发的文件完成审批程序后，由承办股室办局领导复核并送秘书股印制、发文。

发文时限：
　　（一）平件：秘书股应在2个工作日内发文。
　　（二）急件：秘书股应即到即发或在限定时间内发文。
　　第三十条 凡属职能部门、议事协调机构职责范围的问题，各职能部门、议事协调机构应当独立办文发函，不要随意上交区政府。

凡属各部门职责范围内部署工作、制定行业性管理措施、商洽工作等，均由各部门自行向镇级政府发函。如经区政府批准，可冠“经区人民政府同意”字样自行发文，同时抄送区府办及相关区领导。

凡经同意由区政府或区府办转发的公文，来文单位要代拟转发通知稿，代拟稿除需注明拟稿人外，要有单位主要负责人的审核意见。为利于审核转发文件，除呈报书面文件外，应连同电子版本（需注明代拟稿）一并呈送或发电子邮件到区府办秘书股。

　　
第八章 督 办

第三十一条 经办人在办理紧急公文时，除要按规定程序和时限要求做好各项工作外，还应对有关环节工作进行检查，确保工作落实。
　　第三十二条 送区政府、区府办领导批示或交有关部门办理的公文，承办股室办局要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，一般公文定期催办。接受交办任务的单位如认为按时限办理或答复确有困难的，必须以书面形式说明办理情况并承诺回复时间。凡逾期未答复的，承办股室办局要发出“政府事项催办通知书”，并抄送区机关工委备案。　　

第九章 反 馈

第三十三条 区领导对文稿有重要批示和具体交办意见的，承办股室办局应及时向已审核该文稿的领导或有关其他领导报告。重要文件的办理、运转情况，应向主管领导及有关领导反馈。
　　第三十四条  区府办应严格按照本实施细则规定的流程及期限办理公文。

如不能按时办结的，承办股室办局应填写“新会区人民政府办公室办文延期表”（见附件9），在规定时限内向来文单位书面说明情况，重新协商办结时限，并按时办结。
　　

第十章 归 档

第三十五条 公文处理完毕后，秘书股按照有关规定进行立卷归档。以区政府、区府办名义编号印发的公文连底稿（包括手稿、领导批示、历次修改稿及其他附件）交由秘书股归档。没有正式编文号的函件底稿直接交秘书股归档。
　　第三十六条 上级文件由承办股室办局在每季度末将材料直接移交秘书股归档。　　

第十一章 附 则

第三十七条 公文处理过程中，尤其是翻印、传递、保存时，必须严格执行国家有关法律、法规和规定。
　　第三十八条 本实施细则自发布之日起施行。

 附件：1.新会区人民政府办公室文件呈批表

2.新会区人民政府办公室公文处理流程图（试行）

3.新会区人民政府文件传阅笺

4.新会区人民政府办公室退文表

5.新会区人民政府办公室公文征求意见表

6.新会区人民政府办公室公文处理表

7.拟写和审核公文应注意的有关事项

8.公文稿纸

9.新会区人民政府办公室办文延期表